Comarch ERP Optima Obieg Dokumentów

2.5. Kojarzenie dokumentu w bibliotece z plikiem

Pola, które wypełnia Użytkownik na formularzu, na zakładce Ogólne, to tylko „nagłówek” dokumentu, pozwalający na jego jednoznaczny opis. Taki „nagłówek” można następnie powiązać z plikiem.

W programie istnieje możliwość wiązania pliku na kilka sposobów

Wskaż plik na dysku i zapisz w iBard24

Opcja umożliwia wskazanie dokumentu na dysku lokalnym i przeniesienie go na iBard24. W bazie zapisany jest link do pliku.

Po wybraniu opcji pojawia się okno "Wybierz plik", w którym wskazujemy plik z dysku lokalnego.

W programie sprawdzany jest katalog przypisany do dokumentu oraz jego odpowiednik na iBard24 - plik jest kopiowany do odpowiedniego folderu na iBard24.

W efekcie w programie Comarch ERP Optima zostaje zapisana ścieżka dostępu do pliku iBard24.

Sam plik zostaje zapisany w iBard24 w skojarzonym folderze.

Link

Istnieje możliwość zarejestrowania pliku jedynie powiązania „nagłówka” dokumentu z plikiem, który jest zapisany na dysku komputera.

W efekcie w bazie danych ten plik nie jest zapisany, a jedynie zapamiętana jest ścieżka dostępu do pliku. Stosując takie rozwiązanie należy pamiętać o tym, że pliki NIE BĘDĄ archiwizowane wraz z kopią bezpieczeństwa bazy danych (w kopii będą zapamiętane tylko ścieżki dostępu),

Wybierając opcję link program wyświetli okno, gdzie Użytkownik będzie mógł wskazać lokalizację pliku.

Plik

Wybór opcji spowoduje, że dokument zostanie zapisany od razu w bazie danych. Stosując takie rozwiązanie należy pamiętać, że:

• w kopii bezpieczeństwa wykonywanej z poziomu programu będą zapamiętane również pliki z dokumentami,

• zapisywanie plików w bazie danych powoduje jej szybki przyrost.

Wybierając opcję Plik program wyświetli okno, gdzie Użytkownik będzie mógł wskazać lokalizację pliku. Po zatwierdzeniu wyboru wskazany plik zostanie zapisany w bazie danych. Istnieje możliwość zapisu plików na dysku. W tabelce Archiwum plików w menu kontekstowym dla plików, dostępna jest opcja Zapisz plik na dysk.

Skan

Opcja umożliwia nawiązanie połączenia ze skanerem. Przed zeskanowaniem Użytkownik musi podać nazwę, pod jaką skan zostanie zapisany w bazie.

Dokument zostaje zeskanowany i zapisany od razu w bazie danych. Plik zapisywany jest w formacie TIF. Istnieje możliwość zapisu załączników typu skan na dysku.

W tabelce Archiwum plików w menu kontekstowym dla załączników typu skan, dostępna jest opcja Zapisz plik na dysk.

Współpraca ze skanerem jest realizowana przy wykorzystaniu interfejsu TWAIN.