Comarch ERP Optima Obieg Dokumentów

3.2. Schematy procesu

Budowa schematu procesu jest możliwa z poziomu System/ Konfiguracja/ Programu/ Obieg dokumentów/ Schematy procesów.

Schematy są wspólne dla wszystkich baz firmowych podpiętych do danej bazy konfiguracyjnej. Oznacza to, że te same schematy mogą być wykorzystywane na wszystkich dokumentach firmowych i wspólnych.

Na formularzu schematu Użytkownik wprowadza:

Kod – kod schematu, widoczny potem podczas wprowadzania dokumentu do Biblioteki,

Nazwa – nazwa schematu,

Nieaktywny – pozwala na zaznaczenie schematów, które nie są już wykorzystywane w firmie. Schematy nieaktywne nie są widoczne na liście schematów podczas wprowadzania dokumentów do Biblioteki.

W przypadku, gdy schemat został przypisany do dokumentu, a następnie zaznaczony jako nieaktywny – dokument nadal będzie obsługiwany wg tego schematu, natomiast nie będzie można wybrać schematu na nowych dokumentach.

 

Formularz schematu procesu zbudowany jest z dwóch części:

• Etapy

• Etapy kolejne

Definiując schemat Użytkownik najpierw musi wskazać wszystkie etapy, z jakich budowany będzie schemat. Robi to w części Etapy. Dopiero potem może budować powiązania pomiędzy nimi. Dla etapu z części lewej Użytkownik musi wskazać, jaki etap następuje w procesie bezpośrednio po nim.

Służy do tego część Kolejne etapy.

W części Etapy Użytkownik musi wskazać wszystkie etapy, jakie składają się na dany proces.

W schemacie procesu funkcjonują dwa typy etapów:

• główne – etapy, w oparciu o które buduje się proces i ustala kolejność „przechodzenia” przez etapy podczas obsługi dokumentu.

• powiązane – etapy, które powinny być wykonane w ramach realizacji danego etapu głównego.

Przykładowo podczas realizacji procesu związanego z zapytaniem ofertowym występuje etap związany z przygotowaniem oferty. Do tego konieczna jest konsultacja handlowa. Wtedy podczas definiowania schematu procesu jako jeden z etapów wskazany będzie etap przygotowania oferty, natomiast jako etap powiązany do niego: konsultacja.

Istnieć mogą dwa rodzaje etapów powiązanych:

• obowiązkowe – bez wykonania etapu powiązanego obowiązkowego podczas realizacji procesu Użytkownik nie będzie mógł przekazać dokumentu do kolejnego etapu

• nieobowiązkowe – operator będzie mógł przekazać dokument „dalej” nawet w przypadku, gdy taki etap powiązany nie będzie wykonany.