Comarch ERP Optima Obieg Dokumentów

4.3. Elektorniczne kopie faktur

Zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010 r. W sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, Użytkownik może przechowywać kopie wystawionych Faktur VAT w formie elektronicznej.

W programie jest to możliwe przez zastosowanie kopii elektronicznych wydruków.

Modyfikacja definicji wydruku. Na definicji wydruku Faktury VAT Użytkownik zaznacza parametr Kopia elektroniczna. W przypadku, gdy Użytkownik decyduje się na przechowywanie kopii tylko w formie elektronicznej zalecamy zaznaczenie parametru na wszystkich wydrukach Faktur VAT. Dzięki temu uniknie sytuacji, gdy przy wykorzystaniu innej definicji wydruku niż zazwyczaj, kopia zostanie wydrukowana w formie papierowej, natomiast nie będzie zapisana w Archiwum.

 

Wydruk faktury. Po zaznaczeniu parametru każdy wydruk faktury spowoduje zapis jego kopii w Archiwum. Na drukarce zostanie wydrukowany w formie papierowej oryginał, natomiast w Archiwum zostanie zapisana dokładna kopia wydruku (również z adnotacją oryginał). Kopia w formie papierowej nie będzie drukowana.

Jeśli użytkownik chce, by oprócz kopii elektronicznej drukowana była również kopia papierowa, powinien na definicji wydruku ustawić Ilość kopii: 3. Wtedy na drukarce zostanie wydrukowany oryginał i kopia, a dodatkowy wydruk zostanie zapisany w Archiwum.

Wysłanie faktury mailem. Podobny mechanizm, jak w przypadku wydruku na drukarce, zostanie zastosowany w przypadku wysłania faktury mailem. Wtedy oryginał faktury zostanie zapisany do pliku PDF i załączony do maila, natomiast kopia zostanie automatycznie zapisana w Archiwum.

Archiwum wydruków. W Archiwum Użytkownik może przeglądać zgromadzone kopie wydruków. Będą one zebrane z grupie Formularz faktury sprzedaży oraz Formularz faktury korygującej.
Kopie wydruku użytkownik może również podejrzeć z poziomu formularza Faktury sprzedaży, na zakładce Dokumenty, w tabeli Biblioteka dokumentów. Tabela jest widoczna jednak tylko w przypadku, gdy pobrana jest licencja na moduł Comarch ERP Optima Obieg Dokumentów.
5. Rejestry VAT. Po przeniesieniu faktury do Rejestru VAT na zapisie w rejestrze w tabeli Biblioteka dokumentów będzie automatycznie widoczna kopia wydruku faktury.